Varslingsrutine
1. Bakgrunn og formål
Formålet med varslingsrutinen er å sikre at arbeidstakere og andre interessenter sin rett til å komme med varsling om kritikkverdige forhold i Thunestvedt Konsern (eller Konsernet) blir ivaretatt. Arbeidstakerens rett til å varsle er regulert i Arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. Innleid arbeidstaker har også rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten der vedkommende er leid inn. Det er viktig for Thunestvedt Konsern at det blir varslet om kritikkverdige forhold. Konsernet ønsker å vite om det har vært brudd på Konsernets retningslinjer, slik at tiltak kan settes i verk. I tillegg skaper det en tryggere omgivelse for alle ansatte og større trygghet for Konsernets samarbeidspartnere. Varslingsrutinen gjelder for alle ansatte, styremedlemmer, leverandører og andre interessenter.
2. Hva er kritikkverdige forhold?
Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som har bred tilslutning i samfunnet. Dette kan inkludere forhold som innebærer:
- Fare for liv eller helse
- Fare for klima eller miljø
- Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
- Misbruk av myndighet
- Uforsvarlig arbeidsmiljø
- Trakassering og diskriminering
- Brudd på personopplysningssikkerhet (GDPR)
- Vesentlige brudd på, og/eller manglende etterlevelse av, Konsernets verdigrunnlag og etiske retningslinjer, samt manglende etterlevelse av Konsernets policyer og retningslinjer
Ytringer om forhold som kun angår arbeidstakerens eget arbeidsforhold regnes ikke som varsling her, med mindre forholdet faller inn under det som er nevnt ovenfor. Thunestvedt Konsern oppfordrer varslere til å gi så detaljerte beskrivelser som mulig ved et varsel, slik at oppfølgingen av varselet blir mest mulig effektiv.
3. Rett- og plikt til å varsle
Arbeidstakere har rett til å varsle om mulige kritikkverdige forhold i virksomheten. Det er viktig at arbeidstakere benytter seg av denne retten. I noen tilfeller har arbeidstakere en plikt til å si ifra. Arbeidstakeren har plikt til å informere arbeidsgiveren og verneombudet så snart vedkommende blir kjent med forholdet, om følgende:
- Feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse
- Trakassering eller diskriminering
- Skader og/eller sykdom som skyldes arbeidet eller forhold på arbeidsplassen
Den som varsler har rett til å varsle anonymt, enten skriftlig eller muntlig.
Konsernets andre interessenter, som leverandører, samarbeidspartnere eller allmennheten, har også mulighet til å varsle om mulige kritikkverdige forhold. Samme varslingskanal benyttes her som for arbeidstakere.
4. Hvem man kan varsle til
Konsernets primære varslingsrutine er at arbeidstakere følger den interne veien med sitt varsel. Alternativt kan varsleren melde fra til andre kontaktpersoner i Konsernet som har påvirkningsmulighet, beslutningsmyndighet eller ansvar knyttet til de spørsmålene det gjelder. Hvis varslingen gjelder ansatte og ledere, er alternativene:
- Neste nivå av ledelse
- Adm.dir. / Daglig leder
- Verneombud/tillitsvalgt
Vær oppmerksom på at når det varsles til verneombud eller tillitsvalgt, utløser arbeidsgivers plikter bare hvis verneombudet eller tillitsvalgte velger å videreformidle varselet til representanter for arbeidsgiver.
Hvis varslingen gjelder daglig leder, tilsvarende i et av datterselskapene eller medlemmer av styret, kan man melde fra til styrelederen i det respektive Konsernet.
Muligheten for å påføre Konsernet og/eller ansatte skade er vanligvis mye større ved varsling til allmennheten. Terskelen for varsling til allmennheten bør derfor være høyere enn ved intern og ekstern varsling, og bør normalt ikke utføres før slik varsling er forsøkt. Varsleren bør nøye vurdere disse tre forholdene ved varsling til allmennheten:
- Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold? Arbeidstakere og andre varsler bør undersøke de faktiske omstendighetene så grundig som mulig.
- Vurder om intern varsling eller varsling til offentlig tilsyns- eller kontrollmyndighet har hatt ønsket effekt.
- Vurder om andre utenfor Konsernet har en saklig og vesentlig (allmenn) interesse av å få kjennskap til det aktuelle forholdet.
5. Hvordan skal varselet fremsettes?
5.1. Fremgangsmåte
Et varsel kan fremsettes skriftlig eller muntlig. Varselet bør ha en saklig og balansert form. I den grad det foreligger dokumentasjon, bør denne følge med varselet. Et varsel blir alltid fremsatt i god tro, og kun hvis man har en oppfatning om at det foreligger et kritikkverdig forhold.
5.2. Hva bør varslingen inneholde
- Fullt navn (kan være anonymt)
- Varslerens arbeidssted (kan være anonymt)
- Dato for varslingen
- Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjon/hendelse/forhold
- Konkret hva man har observert
- Sted for observasjonen/hendelsen/forholdet
- Eventuelle andre vitner
- Eventuell annen dokumentasjon
- Eventuell kjennskap til tidligere saker relevant for varslingen
5.3. Forholdet til taushetsplikt m.m. – begrensninger for varsling
Regler om taushetsplikt, ærekrenkelser m.m. i andre lover kan begrense ytringsfriheten. Slike regler gjelder uavhengig av retten til å varsle etter arbeidsmiljøloven § 2 A-1.1.
5.4. Vern mot gjengjeldelse
Arbeidsmiljøloven § 2 A-4 gir arbeidstakere vern mot alle former for ugunstige handlinger, praksis eller unnlatelser som er en konsekvens av eller en reaksjon på at arbeidstakeren har varslet. Dette betyr at arbeidsgiver ikke kan svare på varslingen med oppsigelse, avskjed, suspensjon, ordensstraff, trusler, trakassering, sosial utestengelse, endring av arbeidsoppgaver, usaklig forskjellsbehandling, omplassering eller andre negative reaksjoner som har preg av straff eller sanksjoner, så lenge fremgangsmåten til den som har varslet, har vært i tråd med arbeidsmiljøloven § 2 A-1 og disse varslingsrutinene. Den som varsler må håndtere saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene.
Arbeidstakere som har varslet i samsvar med arbeidsmiljøloven § 2 A-1 og disse retningslinjene, skal være beskyttet mot alle former for ugunstig behandling som en eventuell reaksjon ("gjengjeldelse") på at det har vært varslet.
6. Håndtering av varsling
6.1. Prinsipp for håndtering av varsling
- Et varsel skal håndteres innen rimelig tid.
- Anonymitet er mulig.
- De ulike metodene for varsling skal verdsettes likt.
- Varslingene skal håndteres konfidensielt.
- Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser.
- En varsler skal få tilbakemelding innen rimelig tid.
6.2. Krav til fortrolig behandling
Den som varsler har mulighet til å varsle anonymt, skriftlig eller muntlig. Hvis en varsler med identitet, vil identiteten til varsleren og informasjonen vedkommende har gitt, kun bli delt på basis av hva som er nødvendig å vite for de som har ansvar for å løse problemstillingen. Den som varsler skal få tilbakemelding om hvordan varselet er fulgt opp, forutsatt at identiteten er kjent, med mindre slik tilbakemelding er i strid med gjeldende regelverk (for eksempel personopplysningsloven).
6.3. Oppfølging/håndtering av et varsel
Den som mottar et varsel, skal alltid informere daglig leder om saken. Sammen avklares det hvordan saken skal følges opp. Det skal gjøres en vurdering av hvem som skal involveres i den videre behandlingen av saken og hvilke tiltak som skal settes i verk, alt etter hva saken gjelder og hvem varslingen er rettet mot.
En person med relevant legitimitet, kompetanse og objektivitet får i oppdrag å undersøke saken nærmere.
Fakta blir kartlagt ved å gjennomgå dokumentasjon og/eller gjennomføre intervjuer. Hvis varslet rettes mot spesifikke personers handlinger eller manglende handlinger, skal vedkommende i utgangspunktet få kjennskap til varslet og hvilke opplysninger som er gitt. Dette er for å kunne få deres versjon av saken og for at saken skal bli best mulig opplyst. Varslerens identitet vil ikke bli avslørt.
Konsernet skal sikre at arbeidstakeren som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også etter at varslet er levert. Hvis nødvendig, skal Konsernet sørge for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.
Oppfølgingen av varslet skal dokumenteres skriftlig frem til en endelig konklusjon er nådd.
6.4 Avslutning/lukking av varslingshåndtering
Når varselet er rettet mot bestemte personers handlinger eller manglende handlinger, og saken er avsluttet, skal den som varsel rettet mot få umiddelbart beskjed. Personer som har levert varselet skal få tilbakemelding om resultatet, forutsatt at varselet ikke var anonymt, og at slik tilbakemelding ikke strider mot gjeldende regelverk (for eksempel personvernlovgivningen). Dokumentasjon og personopplysninger skal håndteres i samsvar med konklusjonen i saken:
- Hvis undersøkelsene viser at det ikke har skjedd kritikkverdige forhold eller det ikke har vært mulig å konkludere, skal bare anonymisert dokumentasjon om saken oppbevares for statistiske formål.
- Hvis undersøkelsene viser at det har skjedd kritikkverdige forhold, skal relevante deler av dokumentasjonen oppbevares. Den oppbevarte dokumentasjonen skal i størst mulig grad ikke inneholde personopplysninger.
- Hvis varselet er rettet mot bestemte personers handlinger eller manglende handlinger, og undersøkelser ikke fører til avklaring av de faktiske forholdene, skal relevant dokumentasjon om saken oppbevares i opptil ett år.
- Hvis varselet fører til sanksjoner mot en medarbeider, skal relevant dokumentasjon om dette oppbevares i personalarkivet i utgangspunktet i opptil fem år. Alvorlighetsgraden i forholdet skal likevel vurderes i hvert enkelt tilfelle.
- Hvis varselet fører til en politianmeldelse, skal daglig leder håndtere dette og sørge for at politiet får relevante opplysninger om saken. Dokumentasjon av den interne prosessen skal oppbevares til en rettslig avgjørelse er tatt.
7. Personvern
Thunestvedt Konsern vil behandle all informasjon som mottas i forbindelse med denne varslingsrutinen strengt konfidensielt. Personvernet til både varsleren og den eller de som det blir varslet om, vil bli beskyttet. Informasjon vil bare bli delt hvis det er absolutt nødvendig.
Formålet med varslingsrutinen er å sikre at arbeidstakere og andre interessenter sin rett til å komme med varsling om kritikkverdige forhold i Thunestvedt Konsern (eller Konsernet) blir ivaretatt. Arbeidstakerens rett til å varsle er regulert i Arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. Innleid arbeidstaker har også rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten der vedkommende er leid inn. Det er viktig for Thunestvedt Konsern at det blir varslet om kritikkverdige forhold. Konsernet ønsker å vite om det har vært brudd på Konsernets retningslinjer, slik at tiltak kan settes i verk. I tillegg skaper det en tryggere omgivelse for alle ansatte og større trygghet for Konsernets samarbeidspartnere. Varslingsrutinen gjelder for alle ansatte, styremedlemmer, leverandører og andre interessenter.
2. Hva er kritikkverdige forhold?
Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som har bred tilslutning i samfunnet. Dette kan inkludere forhold som innebærer:
- Fare for liv eller helse
- Fare for klima eller miljø
- Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
- Misbruk av myndighet
- Uforsvarlig arbeidsmiljø
- Trakassering og diskriminering
- Brudd på personopplysningssikkerhet (GDPR)
- Vesentlige brudd på, og/eller manglende etterlevelse av, Konsernets verdigrunnlag og etiske retningslinjer, samt manglende etterlevelse av Konsernets policyer og retningslinjer
Ytringer om forhold som kun angår arbeidstakerens eget arbeidsforhold regnes ikke som varsling her, med mindre forholdet faller inn under det som er nevnt ovenfor. Thunestvedt Konsern oppfordrer varslere til å gi så detaljerte beskrivelser som mulig ved et varsel, slik at oppfølgingen av varselet blir mest mulig effektiv.
3. Rett- og plikt til å varsle
Arbeidstakere har rett til å varsle om mulige kritikkverdige forhold i virksomheten. Det er viktig at arbeidstakere benytter seg av denne retten. I noen tilfeller har arbeidstakere en plikt til å si ifra. Arbeidstakeren har plikt til å informere arbeidsgiveren og verneombudet så snart vedkommende blir kjent med forholdet, om følgende:
- Feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse
- Trakassering eller diskriminering
- Skader og/eller sykdom som skyldes arbeidet eller forhold på arbeidsplassen
Den som varsler har rett til å varsle anonymt, enten skriftlig eller muntlig.
Konsernets andre interessenter, som leverandører, samarbeidspartnere eller allmennheten, har også mulighet til å varsle om mulige kritikkverdige forhold. Samme varslingskanal benyttes her som for arbeidstakere.
4. Hvem man kan varsle til
Konsernets primære varslingsrutine er at arbeidstakere følger den interne veien med sitt varsel. Alternativt kan varsleren melde fra til andre kontaktpersoner i Konsernet som har påvirkningsmulighet, beslutningsmyndighet eller ansvar knyttet til de spørsmålene det gjelder. Hvis varslingen gjelder ansatte og ledere, er alternativene:
- Neste nivå av ledelse
- Adm.dir. / Daglig leder
- Verneombud/tillitsvalgt
Vær oppmerksom på at når det varsles til verneombud eller tillitsvalgt, utløser arbeidsgivers plikter bare hvis verneombudet eller tillitsvalgte velger å videreformidle varselet til representanter for arbeidsgiver.
Hvis varslingen gjelder daglig leder, tilsvarende i et av datterselskapene eller medlemmer av styret, kan man melde fra til styrelederen i det respektive Konsernet.
Muligheten for å påføre Konsernet og/eller ansatte skade er vanligvis mye større ved varsling til allmennheten. Terskelen for varsling til allmennheten bør derfor være høyere enn ved intern og ekstern varsling, og bør normalt ikke utføres før slik varsling er forsøkt. Varsleren bør nøye vurdere disse tre forholdene ved varsling til allmennheten:
- Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold? Arbeidstakere og andre varsler bør undersøke de faktiske omstendighetene så grundig som mulig.
- Vurder om intern varsling eller varsling til offentlig tilsyns- eller kontrollmyndighet har hatt ønsket effekt.
- Vurder om andre utenfor Konsernet har en saklig og vesentlig (allmenn) interesse av å få kjennskap til det aktuelle forholdet.
5. Hvordan skal varselet fremsettes?
5.1. Fremgangsmåte
Et varsel kan fremsettes skriftlig eller muntlig. Varselet bør ha en saklig og balansert form. I den grad det foreligger dokumentasjon, bør denne følge med varselet. Et varsel blir alltid fremsatt i god tro, og kun hvis man har en oppfatning om at det foreligger et kritikkverdig forhold.
5.2. Hva bør varslingen inneholde
- Fullt navn (kan være anonymt)
- Varslerens arbeidssted (kan være anonymt)
- Dato for varslingen
- Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjon/hendelse/forhold
- Konkret hva man har observert
- Sted for observasjonen/hendelsen/forholdet
- Eventuelle andre vitner
- Eventuell annen dokumentasjon
- Eventuell kjennskap til tidligere saker relevant for varslingen
5.3. Forholdet til taushetsplikt m.m. – begrensninger for varsling
Regler om taushetsplikt, ærekrenkelser m.m. i andre lover kan begrense ytringsfriheten. Slike regler gjelder uavhengig av retten til å varsle etter arbeidsmiljøloven § 2 A-1.1.
5.4. Vern mot gjengjeldelse
Arbeidsmiljøloven § 2 A-4 gir arbeidstakere vern mot alle former for ugunstige handlinger, praksis eller unnlatelser som er en konsekvens av eller en reaksjon på at arbeidstakeren har varslet. Dette betyr at arbeidsgiver ikke kan svare på varslingen med oppsigelse, avskjed, suspensjon, ordensstraff, trusler, trakassering, sosial utestengelse, endring av arbeidsoppgaver, usaklig forskjellsbehandling, omplassering eller andre negative reaksjoner som har preg av straff eller sanksjoner, så lenge fremgangsmåten til den som har varslet, har vært i tråd med arbeidsmiljøloven § 2 A-1 og disse varslingsrutinene. Den som varsler må håndtere saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene.
Arbeidstakere som har varslet i samsvar med arbeidsmiljøloven § 2 A-1 og disse retningslinjene, skal være beskyttet mot alle former for ugunstig behandling som en eventuell reaksjon ("gjengjeldelse") på at det har vært varslet.
6. Håndtering av varsling
6.1. Prinsipp for håndtering av varsling
- Et varsel skal håndteres innen rimelig tid.
- Anonymitet er mulig.
- De ulike metodene for varsling skal verdsettes likt.
- Varslingene skal håndteres konfidensielt.
- Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser.
- En varsler skal få tilbakemelding innen rimelig tid.
6.2. Krav til fortrolig behandling
Den som varsler har mulighet til å varsle anonymt, skriftlig eller muntlig. Hvis en varsler med identitet, vil identiteten til varsleren og informasjonen vedkommende har gitt, kun bli delt på basis av hva som er nødvendig å vite for de som har ansvar for å løse problemstillingen. Den som varsler skal få tilbakemelding om hvordan varselet er fulgt opp, forutsatt at identiteten er kjent, med mindre slik tilbakemelding er i strid med gjeldende regelverk (for eksempel personopplysningsloven).
6.3. Oppfølging/håndtering av et varsel
Den som mottar et varsel, skal alltid informere daglig leder om saken. Sammen avklares det hvordan saken skal følges opp. Det skal gjøres en vurdering av hvem som skal involveres i den videre behandlingen av saken og hvilke tiltak som skal settes i verk, alt etter hva saken gjelder og hvem varslingen er rettet mot.
En person med relevant legitimitet, kompetanse og objektivitet får i oppdrag å undersøke saken nærmere.
Fakta blir kartlagt ved å gjennomgå dokumentasjon og/eller gjennomføre intervjuer. Hvis varslet rettes mot spesifikke personers handlinger eller manglende handlinger, skal vedkommende i utgangspunktet få kjennskap til varslet og hvilke opplysninger som er gitt. Dette er for å kunne få deres versjon av saken og for at saken skal bli best mulig opplyst. Varslerens identitet vil ikke bli avslørt.
Konsernet skal sikre at arbeidstakeren som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også etter at varslet er levert. Hvis nødvendig, skal Konsernet sørge for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.
Oppfølgingen av varslet skal dokumenteres skriftlig frem til en endelig konklusjon er nådd.
6.4 Avslutning/lukking av varslingshåndtering
Når varselet er rettet mot bestemte personers handlinger eller manglende handlinger, og saken er avsluttet, skal den som varsel rettet mot få umiddelbart beskjed. Personer som har levert varselet skal få tilbakemelding om resultatet, forutsatt at varselet ikke var anonymt, og at slik tilbakemelding ikke strider mot gjeldende regelverk (for eksempel personvernlovgivningen). Dokumentasjon og personopplysninger skal håndteres i samsvar med konklusjonen i saken:
- Hvis undersøkelsene viser at det ikke har skjedd kritikkverdige forhold eller det ikke har vært mulig å konkludere, skal bare anonymisert dokumentasjon om saken oppbevares for statistiske formål.
- Hvis undersøkelsene viser at det har skjedd kritikkverdige forhold, skal relevante deler av dokumentasjonen oppbevares. Den oppbevarte dokumentasjonen skal i størst mulig grad ikke inneholde personopplysninger.
- Hvis varselet er rettet mot bestemte personers handlinger eller manglende handlinger, og undersøkelser ikke fører til avklaring av de faktiske forholdene, skal relevant dokumentasjon om saken oppbevares i opptil ett år.
- Hvis varselet fører til sanksjoner mot en medarbeider, skal relevant dokumentasjon om dette oppbevares i personalarkivet i utgangspunktet i opptil fem år. Alvorlighetsgraden i forholdet skal likevel vurderes i hvert enkelt tilfelle.
- Hvis varselet fører til en politianmeldelse, skal daglig leder håndtere dette og sørge for at politiet får relevante opplysninger om saken. Dokumentasjon av den interne prosessen skal oppbevares til en rettslig avgjørelse er tatt.
7. Personvern
Thunestvedt Konsern vil behandle all informasjon som mottas i forbindelse med denne varslingsrutinen strengt konfidensielt. Personvernet til både varsleren og den eller de som det blir varslet om, vil bli beskyttet. Informasjon vil bare bli delt hvis det er absolutt nødvendig.