Antikorrupsjonsplattform
1. Bakgrunn og formål
Korrupsjon er ødeleggende for samfunnet som helhet, siden korrupsjon undergraver lovlig forretningsvirksomhet og rettferdig konkurranse. Omgang med korrupsjon kan utsette ansatte og virksomheten for skade på omdømme, straffereaksjoner, tap av kontrakter og annen økonomisk tap. Som en stor aktør innen bygg og anlegg spiller Thunestvedt Konsern (eller Konsernet) en viktig rolle i næringslivet og påvirker samfunnsutviklingen gjennom Konsernets aktiviteter. Konsernets kunder, samarbeidspartnere og samfunnet generelt har klare forventninger om at Thunestvedt Konsern opprettholder en høy etisk standard i virksomheten. Konsernet ønsker å leve opp til disse forventningene. Formålet med denne politikken er å legge føringer for Konsernets holdninger og arbeid med å forebygge korrupsjon, påvirkningshandel og bruk av smørepenger. Antikorrupsjonspolitikken beskriver de viktigste elementene i Konsernets arbeid med å forebygge og bekjempe korrupsjon og uakseptabel atferd.
2. Førende prinsipp
I Konsernets arbeid med antikorrupsjon legges følgende retningsgivende prinsipper til grunn:
Konsernet har nulltoleranse for alle former for korrupsjon.
Konsernet og datterselskapenes ansatte skal ikke være involvert i korrupsjon, påvirkningshandel, bestikkelser eller smørepenger til eller fra kunder, leverandører eller andre.
Konsernet skal aktivt arbeide med etikk, mot korrupsjon og for å forebygge bestikkelser.
Konsernet skal ikke gi såkalte politiske bidrag i form av økonomisk støtte til politiske partier eller saker.
Konsernet og datterselskapenes ansatte skal utvise særlig aktsomhet og forsiktighet ved interaksjon med myndigheter og offentlige ansatte, inkludert i forbindelse med offentlige anskaffelsesprosesser og ved søknader om godkjenninger, tillatelser og konsesjoner.
Det eksisterer et absolutt forbud mot forfalskning av regnskap, offentlig tilgjengelige rapporter, rapportering til myndighetene og annen dokumentasjon.
3. Omfang
Denne policyen gjelder for alle ansatte, styremedlemmer og innleide konsulenter som utfører oppgaver på vegne av Konsernet eller datterselskapene. Det forventes at agenter, leverandører og andre samarbeidspartnere er kjent med Konsernets antikorrupsjonspolitikk. Konsernets antikorrupsjonspolitikk gjelder fullt ut for datterselskaper og deleide selskaper/fellesforetak der Konsernet har effektiv kontroll gjennom majoritetseierskap, stemmerettigheter eller driftsansvar.
4. Hva er korrupsjon
• Korrupsjon omfatter et bredt spekter av aktiviteter der formålet er å skaffe seg ulovlige fordeler.
• Korrupsjon finner sted når noen (for seg selv eller andre) krever, tilbyr, gir, aksepterer eller mottar en utilbørlig fordel i utøvelsen av stilling, verv eller utførelse av oppdrag. Thunestvedt Konsern tolererer verken aktiv korrupsjon (forsøk på å korrumpere andre) eller passiv korrupsjon (å la seg korrumpere).
• Utilbørlige fordeler kan ha mange former, for eksempel kontanter, tjenester, provisjoner, reiser, tildeling av oppdrag eller favorisering av venner og kontakter. I hvilken grad fordelen er utilbørlig avhenger av situasjonen som helhet. For eksempel, hvis vedkommende ikke kan snakke åpent om situasjonen, kan fordelen være utilbørlig.
• Korrupsjon forekommer når noen forsøker å påvirke en persons beslutning ved å tilby en ulovlig fordel. Klare tilfeller av korrupsjon i form av kontanter er lett å gjenkjenne, men korrupsjon kan også kamufleres som tjenester, provisjoner, gaver, restaurantbesøk, reiser, underholdning osv.
• Påvirkningshandel forekommer når noen (for seg selv eller andre) tilbyr eller gir en person en utilbørlig fordel med hensikt å påvirke vedkommendes atferd overfor en tredjeperson.
• Tilretteleggingsbetalinger er betalinger for en tjeneste man i utgangspunktet har krav på uten slik betaling. For eksempel vil betaling av avgift for å komme gjennom, eventuelt komme raskere gjennom kontroller eller godkjenningsprosedyrer (f.eks. passkontroller, tollklarering osv.) rammes.
• Kick-backs eller returprovisjoner vil for eksempel være kontrakter eller fakturaer som har et høyere vederlag enn det som framstår som rimelig, med forutsetning om at personer som er med på å sikre betalingen får en del av denne eller andre tjenester som ytelse tilbake.
• Egne retningslinjer for skatte- og rapporteringspliktige gaver beskrives i Konsernets personalhåndbok.
Konsernet aksepterer ikke tilretteleggingsbetalinger. Hvis en person har en rimelig grunn til å tro at sitt eget eller andres liv eller helse er i fare, kan tilretteleggingsbetalinger være akseptable. I slike tilfeller må utbetalingen rapporteres til nærmeste leder og regnskapsfører.
5. Korrupsjonsrisiko
Konsernet skal regelmessig gjennomføre en vurdering av risikoen for korrupsjon, både på selskaps- og datterselskapsnivå, og identifisere områder og roller i virksomheten som er særlig sårbare for korrupsjon. Der risikovurderingen tilsier det, skal det etableres egnede internkontrolltiltak basert på risiko for å forebygge, avdekke og eventuelt håndtere tilfeller av korrupsjon, påvirkningshandel, korrupsjon og bruk av tilretteleggingsbetalinger. I områder der risikovurderingen for korrupsjon tilsier det, skal det utføres bakgrunnssjekker før prosjekter blir startet eller kunde- eller leverandørforhold blir inngått. Konsernet skal velge forretningspartnere som reflekterer og representerer Konsernets verdier. Konsernet ønsker ikke å ha forretningsmessige tilknytninger eller annet samarbeid med kunder, leverandører og samarbeidspartnere som er involvert i korrupsjon, påvirkningshandel, og bruk av tilretteleggingsbetalinger. Før et forretningsmessig samarbeid blir inngått, skal behovet for bakgrunnssjekker vurderes. Målet er å redusere risikoen for å bli involvert i tidligere, pågående eller fremtidige korrupsjonshandlinger gjennom forretningssamarbeidet.
6. Roller og ansvar
Følgende roller med tilhørende ansvarsområder er sentrale. I tilfeller der Konsernet midlertidig eller permanent ikke har noen som fyller den enkelte rollen, har administrerende direktør ansvar for å fordele og utføre oppgavene. Administrerende direktør har det overordnede ansvaret for Konsernets arbeid med hvitvasking og korrupsjon; at Konsernets ansatte verken skal motta eller delta i korrupsjon, påvirkningshandel og bruk av tilretteleggingsbetalinger. Her ligger også det operative ansvaret for Konsernets arbeid med korrupsjonsbekjempelse, samt ansvaret for å håndtere eventuelle saker der det er mistanke om at ansatte har vært involvert i korrupsjon. Administrerende direktør har ansvaret for utforming og gjennomføring av relevante etterlevelseskontroller og å fremme forslag til forbedringstiltak ved behov. Observerte svakheter eller brudd på etterlevelse av denne policyen blir rapportert ved behov til styret. Administrerende direktør har ansvaret for at Konsernet ikke etablerer kundeforhold eller gir kreditt til kunder eller partnere som er involvert i korrupsjon, påvirkningshandel og bruk av tilretteleggingsbetalinger. Administrerende direktør har ansvaret for å vurdere behovet for å gjennomføre en vurdering av forretningsforbindelsen før man inngår et betydelig forretningsmessig samarbeid. Alle ledere og ansatte i Konsernet har en selvstendig plikt til å sikre etterlevelse av Konsernets sin antikorrupsjonspolitikk og de kontrolltiltakene som er etablert for å forebygge korrupsjon, påvirkningshandel og bruk av tilretteleggingsbetalinger. Alle ledere og ansatte i Konsernet skal ved avtaleinngåelser, utbetalinger, inkludert refusjon av kostnader, og andre relevante aktiviteter utvise kritisk sans for å avdekke potensiell korrupsjon, påvirkningshandel, og bruk av tilretteleggingsbetalinger.
7. Opplæring og bevisstgjøring
Konsernet skal gjennomføre nødvendig og regelmessig opplæring og veiledning slik at de ansatte i Konsernet er i stand til å kjenne igjen typiske indikatorer på korrupsjon eller forsøk på korrupsjon, vurdere risikobildet og oppfylle sine plikter i samsvar med denne antikorrupsjonspolitikken. Styret og administrerende direktør har et spesielt ansvar for å øke bevisstheten og gå foran som gode eksempler med riktige holdninger, kultur og verdier. Ledelsens tone skal gjenspeiles gjennom referanser til antikorrupsjonspolitikken og varslingssystemet. Nulltoleranse for korrupsjon skal være en gjennomgående tankegang i de signalene og budskapene ledelsen gir.
8. Varsling
Konsernet skal ha effektive og hensiktsmessige kanaler for å løfte frem utfordringer og bekymringer, inkludert varslingskanaler med mulighet for anonym varsling. Alle ledere og medarbeidere forventes å varsle i samsvar med de vedtatte retningslinjene dersom de blir kjent med at det har foregått korrupsjon, påvirkningshandel eller bruk av tilretteleggingspenger. Hvis noen er usikre på hva som gjelder, oppfordres de til å ta kontakt med sin leder. Ved mistanke om brudd på Konsernets antikorrupsjonsplattform skal dette varsles i tråd med Varslingsrutine for Konsernet og følges opp i samsvar med denne.
Korrupsjon er ødeleggende for samfunnet som helhet, siden korrupsjon undergraver lovlig forretningsvirksomhet og rettferdig konkurranse. Omgang med korrupsjon kan utsette ansatte og virksomheten for skade på omdømme, straffereaksjoner, tap av kontrakter og annen økonomisk tap. Som en stor aktør innen bygg og anlegg spiller Thunestvedt Konsern (eller Konsernet) en viktig rolle i næringslivet og påvirker samfunnsutviklingen gjennom Konsernets aktiviteter. Konsernets kunder, samarbeidspartnere og samfunnet generelt har klare forventninger om at Thunestvedt Konsern opprettholder en høy etisk standard i virksomheten. Konsernet ønsker å leve opp til disse forventningene. Formålet med denne politikken er å legge føringer for Konsernets holdninger og arbeid med å forebygge korrupsjon, påvirkningshandel og bruk av smørepenger. Antikorrupsjonspolitikken beskriver de viktigste elementene i Konsernets arbeid med å forebygge og bekjempe korrupsjon og uakseptabel atferd.
2. Førende prinsipp
I Konsernets arbeid med antikorrupsjon legges følgende retningsgivende prinsipper til grunn:
Konsernet har nulltoleranse for alle former for korrupsjon.
Konsernet og datterselskapenes ansatte skal ikke være involvert i korrupsjon, påvirkningshandel, bestikkelser eller smørepenger til eller fra kunder, leverandører eller andre.
Konsernet skal aktivt arbeide med etikk, mot korrupsjon og for å forebygge bestikkelser.
Konsernet skal ikke gi såkalte politiske bidrag i form av økonomisk støtte til politiske partier eller saker.
Konsernet og datterselskapenes ansatte skal utvise særlig aktsomhet og forsiktighet ved interaksjon med myndigheter og offentlige ansatte, inkludert i forbindelse med offentlige anskaffelsesprosesser og ved søknader om godkjenninger, tillatelser og konsesjoner.
Det eksisterer et absolutt forbud mot forfalskning av regnskap, offentlig tilgjengelige rapporter, rapportering til myndighetene og annen dokumentasjon.
3. Omfang
Denne policyen gjelder for alle ansatte, styremedlemmer og innleide konsulenter som utfører oppgaver på vegne av Konsernet eller datterselskapene. Det forventes at agenter, leverandører og andre samarbeidspartnere er kjent med Konsernets antikorrupsjonspolitikk. Konsernets antikorrupsjonspolitikk gjelder fullt ut for datterselskaper og deleide selskaper/fellesforetak der Konsernet har effektiv kontroll gjennom majoritetseierskap, stemmerettigheter eller driftsansvar.
4. Hva er korrupsjon
• Korrupsjon omfatter et bredt spekter av aktiviteter der formålet er å skaffe seg ulovlige fordeler.
• Korrupsjon finner sted når noen (for seg selv eller andre) krever, tilbyr, gir, aksepterer eller mottar en utilbørlig fordel i utøvelsen av stilling, verv eller utførelse av oppdrag. Thunestvedt Konsern tolererer verken aktiv korrupsjon (forsøk på å korrumpere andre) eller passiv korrupsjon (å la seg korrumpere).
• Utilbørlige fordeler kan ha mange former, for eksempel kontanter, tjenester, provisjoner, reiser, tildeling av oppdrag eller favorisering av venner og kontakter. I hvilken grad fordelen er utilbørlig avhenger av situasjonen som helhet. For eksempel, hvis vedkommende ikke kan snakke åpent om situasjonen, kan fordelen være utilbørlig.
• Korrupsjon forekommer når noen forsøker å påvirke en persons beslutning ved å tilby en ulovlig fordel. Klare tilfeller av korrupsjon i form av kontanter er lett å gjenkjenne, men korrupsjon kan også kamufleres som tjenester, provisjoner, gaver, restaurantbesøk, reiser, underholdning osv.
• Påvirkningshandel forekommer når noen (for seg selv eller andre) tilbyr eller gir en person en utilbørlig fordel med hensikt å påvirke vedkommendes atferd overfor en tredjeperson.
• Tilretteleggingsbetalinger er betalinger for en tjeneste man i utgangspunktet har krav på uten slik betaling. For eksempel vil betaling av avgift for å komme gjennom, eventuelt komme raskere gjennom kontroller eller godkjenningsprosedyrer (f.eks. passkontroller, tollklarering osv.) rammes.
• Kick-backs eller returprovisjoner vil for eksempel være kontrakter eller fakturaer som har et høyere vederlag enn det som framstår som rimelig, med forutsetning om at personer som er med på å sikre betalingen får en del av denne eller andre tjenester som ytelse tilbake.
• Egne retningslinjer for skatte- og rapporteringspliktige gaver beskrives i Konsernets personalhåndbok.
Konsernet aksepterer ikke tilretteleggingsbetalinger. Hvis en person har en rimelig grunn til å tro at sitt eget eller andres liv eller helse er i fare, kan tilretteleggingsbetalinger være akseptable. I slike tilfeller må utbetalingen rapporteres til nærmeste leder og regnskapsfører.
5. Korrupsjonsrisiko
Konsernet skal regelmessig gjennomføre en vurdering av risikoen for korrupsjon, både på selskaps- og datterselskapsnivå, og identifisere områder og roller i virksomheten som er særlig sårbare for korrupsjon. Der risikovurderingen tilsier det, skal det etableres egnede internkontrolltiltak basert på risiko for å forebygge, avdekke og eventuelt håndtere tilfeller av korrupsjon, påvirkningshandel, korrupsjon og bruk av tilretteleggingsbetalinger. I områder der risikovurderingen for korrupsjon tilsier det, skal det utføres bakgrunnssjekker før prosjekter blir startet eller kunde- eller leverandørforhold blir inngått. Konsernet skal velge forretningspartnere som reflekterer og representerer Konsernets verdier. Konsernet ønsker ikke å ha forretningsmessige tilknytninger eller annet samarbeid med kunder, leverandører og samarbeidspartnere som er involvert i korrupsjon, påvirkningshandel, og bruk av tilretteleggingsbetalinger. Før et forretningsmessig samarbeid blir inngått, skal behovet for bakgrunnssjekker vurderes. Målet er å redusere risikoen for å bli involvert i tidligere, pågående eller fremtidige korrupsjonshandlinger gjennom forretningssamarbeidet.
6. Roller og ansvar
Følgende roller med tilhørende ansvarsområder er sentrale. I tilfeller der Konsernet midlertidig eller permanent ikke har noen som fyller den enkelte rollen, har administrerende direktør ansvar for å fordele og utføre oppgavene. Administrerende direktør har det overordnede ansvaret for Konsernets arbeid med hvitvasking og korrupsjon; at Konsernets ansatte verken skal motta eller delta i korrupsjon, påvirkningshandel og bruk av tilretteleggingsbetalinger. Her ligger også det operative ansvaret for Konsernets arbeid med korrupsjonsbekjempelse, samt ansvaret for å håndtere eventuelle saker der det er mistanke om at ansatte har vært involvert i korrupsjon. Administrerende direktør har ansvaret for utforming og gjennomføring av relevante etterlevelseskontroller og å fremme forslag til forbedringstiltak ved behov. Observerte svakheter eller brudd på etterlevelse av denne policyen blir rapportert ved behov til styret. Administrerende direktør har ansvaret for at Konsernet ikke etablerer kundeforhold eller gir kreditt til kunder eller partnere som er involvert i korrupsjon, påvirkningshandel og bruk av tilretteleggingsbetalinger. Administrerende direktør har ansvaret for å vurdere behovet for å gjennomføre en vurdering av forretningsforbindelsen før man inngår et betydelig forretningsmessig samarbeid. Alle ledere og ansatte i Konsernet har en selvstendig plikt til å sikre etterlevelse av Konsernets sin antikorrupsjonspolitikk og de kontrolltiltakene som er etablert for å forebygge korrupsjon, påvirkningshandel og bruk av tilretteleggingsbetalinger. Alle ledere og ansatte i Konsernet skal ved avtaleinngåelser, utbetalinger, inkludert refusjon av kostnader, og andre relevante aktiviteter utvise kritisk sans for å avdekke potensiell korrupsjon, påvirkningshandel, og bruk av tilretteleggingsbetalinger.
7. Opplæring og bevisstgjøring
Konsernet skal gjennomføre nødvendig og regelmessig opplæring og veiledning slik at de ansatte i Konsernet er i stand til å kjenne igjen typiske indikatorer på korrupsjon eller forsøk på korrupsjon, vurdere risikobildet og oppfylle sine plikter i samsvar med denne antikorrupsjonspolitikken. Styret og administrerende direktør har et spesielt ansvar for å øke bevisstheten og gå foran som gode eksempler med riktige holdninger, kultur og verdier. Ledelsens tone skal gjenspeiles gjennom referanser til antikorrupsjonspolitikken og varslingssystemet. Nulltoleranse for korrupsjon skal være en gjennomgående tankegang i de signalene og budskapene ledelsen gir.
8. Varsling
Konsernet skal ha effektive og hensiktsmessige kanaler for å løfte frem utfordringer og bekymringer, inkludert varslingskanaler med mulighet for anonym varsling. Alle ledere og medarbeidere forventes å varsle i samsvar med de vedtatte retningslinjene dersom de blir kjent med at det har foregått korrupsjon, påvirkningshandel eller bruk av tilretteleggingspenger. Hvis noen er usikre på hva som gjelder, oppfordres de til å ta kontakt med sin leder. Ved mistanke om brudd på Konsernets antikorrupsjonsplattform skal dette varsles i tråd med Varslingsrutine for Konsernet og følges opp i samsvar med denne.