Innledning
Omfang

Ansvar og roller i gjennomføring av aktsomhetsvurdering

Aktsomhetsvurdering i Thunestvedt konsernet

Trinn 1 : Forankring av bærekraft i virksomheten
Trinn 2 : Kartlegging av Thunestvedts negative påvirkninger på mennesker
Trinn 3 : Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning
Trinn 4 : Overvåking og gjennomføring av effekt og tiltak
Trinn 5 : Kommunikasjon av hvordan negativ påvirkning/skade er håndtert
Trinn 6 : Gjenoppretting der dette er påkrevd

Handlingsplan

I Thunestvedt Konsern jobber vi aktivt for å sikre ansvarlighet i vår verdikjede. Aktsomhetsvurderinger i konsernet skal sikre at vi respekterer menneskerettigheter i henhold til vår policy.

Innledning

utøvelse av ansvarlighet har FN og OECD utarbeidet tydelige forventninger til næringslivets ansvar for å sikre at mennesker, miljø og samfunn som direkte eller indirekte påvirkes av våre aktiviteter ikke påvirkes negativt. Utførelse av og rapportering om aktsomhetsvurderinger blir i økende grad inkludert som krav i lovgivning både i Norge og Europa.
I Norge setter den nye Åpenhetsloven krav til virksomheter om gjennomføring og rapportering av aktsomhetsvurderinger. OECD har utviklet en metode for hvordan virksomheter burde jobbe aktsomhetsvurderinger; OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv (OECD, 2018). Metoden er basert på prinsippene for ansvarsfordeling mellom stater og næringsliv i FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP, 2011), hvor næringslivet er ansvarlig for å respektere menneskerettigheter i utøvelse av sine aktiviteter.
​
Dette dokumentet beskriver hvordan Thunestvedt konsernet sikrer gjennomføring av aktsomhetsvurderinger på menneskerettigheter i egen virksomhet, i selskapene og i våre verdikjeder.
Dokumentet gir en oversikt over trinnene i aktsomhetsvurderingen, hva dette betyr i Thunestvedt konsernet og hvordan dette er integrert i våre retningslinjer, systemer og rutiner. Det viser også hvor det må utarbeides rutiner/tiltak for at vi skal kunne gjennomføre gode aktsomhetsvurderinger.

Omfang
​
Thunestvedt Konsern består av flere selskaper og aktsomhetsvurdering blir utført i hvert enkelt selskap og tilhørende verdikjede. Ut fra vurderingene vil vi prioritere de områdende det evt. er størst risiko for brudd på menneskerettigheter.

Ansvar og roller i gjennomføring av aktsomhetsvurdering

​Ansvar for gjennomføring av aktsomhetsvurdering ligger på ledergruppen i hvert selskap. Gjennomføringen er en kontinuerlig prosess med enkelt selskap. 
Konsernledergruppen sørger for utvikling og oppfølging av rutiner , retningslinjer , opplæring av ansatte og implementering av relevante tiltak.
Hvert enkelt selskap i konsernet er ansvarlig for gjennomføring av risikovurdering av egen verdikjede og skal utarbeide tiltak for å håndtere risiko samt påse at aktsomhetsvurderingene blir implementer i leverandørkjeden.

Aktsomhetsvurdering i Thunestvedt Konsern

OECD har utarbeidet den praktiske tilnærmingen til hvordan gjennomføre aktsomhetsvurderinger som definert i UNGP.
Modellen til høyre illustrerer trinnene i en aktsomhetsvurdering. Aktsomhetsvurderingen er delt inn i seks trinn, og er en dynamisk og løpende prosess.
I dette kapittelet beskrives hvordan hvert trinn inngår i våre prosesser.
For hvert trinn er punktene under «Hva»-kolonnen utviklet OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv  – En innføring som har definert hvilke praktiske tiltak virksomheter må iverksette for de enkelte trinnene, samt god praksis fra virksomheter som har integrert aktsomhetsvurderinger på menneskerettigheter. Det vil si forutsetningene for å kunne gjennomføre effektive aktsomhetsvurderinger.
«Hvordan»-kolonnen viser hvordan dette ivaretas og inngår i Thunestvedt konsernets virksomhetsstyring og rutiner.

TRINN 1: Forankring
Forankring av bærekraft i virksomheten

​Forankring av bærekraft og aktsomhetsvurderinger i virksomheten handler om at dette er integrert i rutiner, retningslinjer og systemer, og at dette er vedtatt hos ledelsen. Retningslinjer og planer bør omfatte hele virksomheten, leverandørkjeden og forretningsforbindelser. Det er viktig at ansvar for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger er tydelig plassert og at alle involverte vet hva de skal gjøre. Dette trinnet handler også om å bidra til ansvarlig forretningsdrift hos leverandører og forretningsforbindelser, gjennom avtaler og kontrakter.

TRINN 2: Forankring
Kartlegging av negativ påvirkning på mennesker

​Kartlegging handler om å identifisere risiko for negativ påvirkning i leverandørkjeden gjennom å etablere et overordnet risikobilde for så å prioritere vesentlige risikoområder for grundigere kartlegging. Håndtering av funn beskrives i trinn 3.
Kartlegging og prioritering av risiko er en kontinuerlig prosess der målet er å iverksette tiltak der risiko for negativ påvirkning er størst. Risiko skal derfor vurderes ut fra sannsynlighet for at brudd/avvik inntreffer og konsekvens dersom brudd/avvik oppstår. Produksjonsland, opprinnelsesland råvare, kategori og produsent er relevante elementer i en slik risikovurdering. I tillegg skal andre relevante faktorer som eksempelvis globale tiltak, lovreguleringer, relevante  sertifiseringsordninger, mm. inkluderes i risikovurderingen. Det skal utføres en prioritering av identifisert risiko.
En vesentlig forskjell i aktsomhetsvurderingen fra tradisjonell risikokartlegging er interessentdialog. For å kunne sikre at prioriteringene og tiltakene vil ha effekt må berørte interessenter involveres, både i kartleggingsarbeidet og utarbeidelse av tiltak for å stanse, redusere eller forebygge skade, samt i situasjoner som krever gjenoppretting.
Å prioritere en eller flere risikoområder på bakgrunn av alvorlighetsgrad, betyr ikke at noe risiko er viktigere enn annen risiko, eller at Thunestvedt konsernet ikke gjør noe med annen risiko. Det betyr bare at det som har størst negativ påvirkning prioriteres først. UNGP er tydelig på fremgangsmåten for prioritering av de mest vesentlige utfordringene ved å vurdere ut ifra tre prinsipper:

• Alvorlighetsgrad – hvor alvorlig er det? 
• Omfang – hvor mange gjelder det?
• Mulighet for reversering – kan påvirkningen/skaden reverseres?

TRINN 3
Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning​
​
Basert på kartleggingen og prioritering av mest alvorlig risiko i trinn 2 skal det utarbeides planer med tiltak som iverksettes for å stanse, forebygge og redusere risiko for negativ påvirkning. Det skal være tydelig hvem som er ansvarlig for planen og tiltakene og at det er satt av tilstrekkelig ressurser.
Tiltak som velges skal vurderes ut ifra en totalvurdering av risiko (konsekvens og sannsynlighet) og påvirkningsmulighet.
Thunestvedt konsernet skal bruke sin innflytelse og påvirkningsmulighet for å få leverandører og andre forretningsforbindelser til å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning. Der påvirkningsmuligheten oppleves som liten, skal vi søke måter å styrke denne. Det kan gjøres ved å samarbeide med andre kunder av samme leverandør, samarbeid med fagforeninger eller organisasjoner, eller ved å bli med i bransjeinitiativ eller andre koalisjoner som søker å adressere de negative påvirkningene. I enkelte tilfeller vil det også være behov for at Thunestvedt konsernet bidrar til å påvirke juridiske begrensninger eller strukturelle endringer i vår bransje.
Et vesentlig tiltak for å forebygge og redusere risiko for skade er gjennom egen innkjøpspraksis. Gjennom en ansvarlig innkjøpspraksis skal Thunestvedt konsernet og selskaper bidra til at våre innkjøpsprosesser ikke undergraver våre leverandørers evne til å respektere menneskerettigheter og etterlever våre etiske rettningslinjer.

TRINN 4
Overvåking av gjennomføring og effekt av tiltak

Overvåkning av gjennomføring og effekt av tiltak, handler om hvorvidt Thunestvedt gjør gode aktsomhetsvurderinger og om vi iverksetter effektive tiltak for å hindre gjentakende brudd/avvik, og/eller at vi gjenoppretter skade som er skjedd.

• Er kartlegging og prioritering av negativ påvirkning gjort på en faglig god og troverdig måte, og som reflekterer de faktiske forholdene?
• Virker tiltakene for å stanse, forebygge og redusere virksomhetens negative påvirkning/ skade etter hensikten?
• Er skade gjenopprettet der det er relevant?

Dette kan gjelde tiltak vi gjør selv og som utføres av eller i samarbeid med andre. For å sikre at vi gjør gode aktsomhetsvurderinger skal det gjøres vurderinger av tiltakene som er iverksatt.

TRINN 5
Kommunikasjon av hvordan negativ påvirkning/skade er håndtert
​
Thunestvedt konsernet skal være åpen om de vurderinger og tiltak som gjøres i våre verdikjeder. OECD er tydelig på at selskaper forventes jevnlig å offentliggjøre informasjon om drift og resultater, samt å vise at de tar ansvar for temaene i OECDs retningslinjer i tråd med de høyeste tilgjengelige standardene for åpenhet og rapportering.
Åpenhet skaper tillit, også åpenhet rundt utfordringer. Forutsetningen for god ekstern kommunikasjon om Thunestvedt konsernets arbeid med ansvarlighet og bærekraft er at virksomheten gjennomfører aktiviteter og at disse gir målbare resultater. Alt kan ikke måles, og i noen sammenhenger vil konkrete (og verifiserte) beskrivelser være god kommunikasjon. 
Det er særlig viktig å kommunisere med de som er berørt av det vi gjør, også i verdikjeden. Eksempelvis være viktig å kommunisere med arbeidere i tiltak knyttet til tilfeller med brudd/avvik, eller med lokalsamfunnet når berørt.

TRINN 6
Gjenoppretting der dette er påkrevd
​
Dersom et brudd/avvik har skjedd skal vi iverksette tiltak for at de som er ansvarlige for bruddet i våre verdikjeder retter opp dette. Forholdet mellom Thunestvedt konsernet og negativ påvirkning (det vil si om vi har forårsaket eller bidratt til, eller er direkte forbundet gjennom en forretningsforbindelse, f.eks. leverandør) er et viktig hensyn som avgjør hvordan vi skal reagere på en skade/påvirkning, og om vi er ansvarlig for å bidra til at gjenoppretting skjer, eller påvirke at dette skjer.
Er Thunestvedt konsernet ikke selv ansvarlig eller har medvirket til den negative påvirkningen, men er direkte forbundet med den negative påvirkningen gjennom en forretningsforbindelse, skal Thunestvedt konsernet bruke sin innflytelse til å få virksomheten som forårsaket skaden til å forebygge eller redusere skaden. Vi skal arbeide for at det finnes gjenopprettingsmekanismer og tilgang til klageordninger i våre leverandørkjeder.
Der skade på mennesker har forekommet i vår verdikjede skal vi søke at ansvarlig part arbeider for å gjenopprette skaden.
Saker der gjenoppretting vurderes eller gjennomføres skal registreres i et egnet arkiv og presenteres som del av internrevisjon og ledelsens gjennomgang.

GAP analyse og handlingsplan